Introducción
Si hablamos en España de deducción de gastos para los trabajadores autónomos, nos referiremos a los dos impuestos sobre los que se puede conseguir una rebaja: el Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF) y el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
El IRPF es un impuesto progresivo que grava la renta de las personas físicas. A los trabajadores por cuenta ajena se les retira de su nómina cada mes. En el caso de los autónomos, deben retener una pequeña cantidad en cada factura que emitan. Tanto trabajadores por cuenta ajena como autónomos tienen que hacer la declaración anual de la Renta para equilibrar las cantidades. El IVA, es un impuesto directo que grava el consumo y se suma al importe de cada artículo o servicio en venta.
Al autónomo este impuesto le afecta de dos formas: tiene que pagar el IVA de los bienes o servicios que adquiere para desarrollar su actividad (IVA soportado) y se lo añadirá, también, a los bienes o servicios que venda a sus clientes (IVA repercutido). A final de cada trimestre, el autónomo deberá entregar a Hacienda el IVA que ha cobrado a sus clientes y, a cambio, podrá recuperar el que ha pagado al adquirir bienes o servicios para su actividad profesional.
IVA: Desgrávate los gastos de tu actividad profesional
Todo autónomo en España puede deducirse el IVA de los gastos necesarios para el desarrollo de su actividad profesional. Este es un aspecto muy positivo pero también una cuestión a veces compleja de aplicar con exactitud porque la ley del IVA es general y el peso de su interpretación recae sobre el autónomo o su gestor o asesor legal.
No existe una relación exacta de gastos deducibles pero los artículos 92, 93 y 94 de la citada ley establecen que es deducible cualquier gasto que esté estrechamente ligado a la actividad del trabajador. Los gastos que no se ajusten estrictamente a la actividad profesional, posiblemente serán rechazados o sujetos a investigación por parte de Hacienda. Así lo expresa el artículo 95 de la Ley del IVA en su punto 1: “Los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”.
Por ejemplo, si eres programador informático y compras un software, un ordenador o una silla ergonómica, serán productos deducibles a efectos de IVA. Si pretendes presentar la factura de un frigorífico o una mesa de comedor con 6 sillas, probablemente no se aceptará pero sí será valida si tienes un negocio de hostelería.
¿Qué gastos puedo incluir en el IRPF y el IVA?
• Materiales y bienes necesarios para el desarrollo de la actividad que se han adquirido en el trimestre en curso.
• Servicios de gestoría, asesoría, abogados u otro gasto profesional independiente que sea necesario para la actividad profesional del autónomo. Es uno de los más comunes porque los autónomos suelen acudir a ellos para pedir orientación o para que les lleve su contabilidad.
• Gastos de manutención. Para que esas dietas del trabajador se puedan considerar gastos deducibles se tienen que producir fuera del hogar, pagar con tarjeta y disponer de factura. El apartado c del artículo 11 de la ley, dónde se recoge la deducción por manutención, indica que los gastos de manutención del contribuyente “serán deducibles siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores”. El autónomo podrá deducirse 26,67 euros diarios (48 euros en el extranjero) cuando no pernocta y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el extranjero.
• Dietas: Las comidas con clientes que se produzcan fuera de días y horarios comerciales estarán sujetas, probablemente, a una inspección. Una reunión con un cliente a la hora de comer entra dentro de tus gastos aunque según qué tipo de actividad tendrá más sentido que otra.
• Ordenador, impresora, disco duro u otros periféricos. Si el coste del ordenador es superior a 800€ deberás amortizarlo durante años.
• Compra de un vehículo (hasta el 50% de IVA). Se puede deducir la mitad del IVA de la compra del vehículo, prácticamente sin problema. La Agencia Tributaria suele presumir un 50% de afectación de forma automática en la compra del vehículo. Siguiendo ese mismo esquema, el autónomo podría deducirse el 50% del carburante o el 50% de los gastos en reparaciones, aunque no siempre es admitido como gasto deducible.
• Publicidad online y offline y tarjetas de visita. Los costes por publicitar o visibilizar tu marca o la de tu negocio son deducibles. Si, por ejemplo, un autónomo contrata una campaña en Facebook Ads (o Instagram, Google, etc) o en otro tipo de formato publicitario para dar visibilidad a su negocio, puede incluir estos gastos en su autoliquidación como deducibles. También se podrá desgravar el IVA de los costes de sus tarjetas de visita.
• Asistencia a ferias u otros eventos de tu sector. Siempre y cuando estén directamente relacionadas con el sector y pueda justificarse su relación con el negocio serán deducibles.
• Viajes de negocio para conseguir clientes, reunirte con inversores, acudir a congresos… En resumen todo viaje que sea 100% profesional.
• Inscripción a revistas profesionales. Al igual que sucede con la asistencia a ferias y eventos, la inscripción y cuotas de revistas, o incluso webs de información, serán deducibles.
• La cuota de autónomo es un gasto más, así que lo puedes incluir.
• Formación. Los cursos privados para formar al trabajador en su sector serán deducibles.
• Internet y teléfono fijo de la oficina. Las líneas de teléfono o conexión de internet que estén contratadas sólo para una oficina o local comercial serán catalogadas como gastos deducibles. Si no se puede acreditar que son de uso exclusivo profesional, será más complicado de ser aceptado.
• Tu programa software de facturación.
• El dominio de tu página web, hosting, licencia de software, el diseño de la web.
• Vivienda: Si desarrollas toda o parte de tu actividad en tu vivienda de alquiler o compra, también podrás deducirte la parte proporcional del espacio que utilizas para ella. Esto incluye la parte proporcional del pago del alquiler o hipoteca, los gastos de la comunidad y los suministros (electricidad, agua, gas).
• El teléfono móvil. Un autónomo tiene difícil justificar que usa el teléfono móvil sólo para su actividad profesional a no ser que la haya contratado como línea profesional independiente de la doméstica.
• Ropa de trabajo. Los expertos distinguen entre el vestuario que es específico y propio de una profesión y aquél que no lo es. En este apartado la interpretación de ropa de trabajo es muy conservadora y se ajusta, casi exclusivamente, a uniformes. Es decir, si por tu trabajo trabajas de cara al público o ante un público online y consideras que tienes que cambiar con frecuencia de vestuario, no será considerado como gasto deducible.
• Gastos de viajes, taxis o desplazamientos con el vehículo privado, incluido el parking. Los gastos asociados al vehículo (combustible, peajes, parkings…) muchas veces son difíciles de demostrar que se hayan realizado con por un motivo atribuible 100% a la actividad profesional del trabajador autónomo.
• Mutua sanitaria privada: Si el trabajador la tiene contratada aparte de la Seguridad Social también se la podrá deducir.
• Cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores. Sueldos y salarios: sueldos de los trabajadores, pagas extraordinarias, gastos de viajes, dietas, retribuciones en especie, premios, indemnizaciones.
• Intereses de préstamos: todos los intereses que te cobren son deducibles como gastos extra relacionado con tu trabajo. Necesitarás los justificantes.
• Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad.
Pruebas para justificar que un gasto es deducible
Cualquier prueba documental puede ser útil para demostrar que has estado en un sitio comiendo en una reunión de trabajo, que has enviado un regalo de empresa a un cliente, que un mueble o artículo se ha comprado para tu lugar de trabajo, etc.
• Un whatsapp, SMS, llamada de teléfono o email enviado a un cliente
• Una fotografía o un vídeo que demuestre la asistencia a un lugar o la compra de un bien para tu espacio de trabajo
• Un mensaje de voz en el que se informa de una próxima cita al gestor o abogado
• Una transferencia bancaria o un justificante de un pago por Bizum/Paypal/etc
• Un ticket de aparcamiento con registro de matrícula
• Un post o mensaje publicado en redes sociales para organizar un evento.
• Geolocalización del teléfono o del vehículo para demostrar un viaje o desplazamiento a un lugar concreto
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